Jak neustálé schvalování vytváří v týmu úzké hrdlo, živí nefunkční perfekcionismus a jak vrátit lidem reálnou autonomii a odpovědnost.

Máte v týmu vedoucího nebo podřízeného, který za vámi chodí s každou drobností? Chce schválit běžný e-mail, odsouhlasit mezikrok v tabulce, potvrdit rozhodnutí, které by měl zvládnut sám. Zvenčí to může vypadat jako příkladná pečlivost a respekt k vaší autoritě. Ve skutečnosti se vám ale pod rukama tvoří tišší zabiják firemního tempa.

Když jsem přebírala svou aktuální manažerskou pozici, zažila jsem přesně tuto situaci. Jedna z mých vedoucích mi chodila dávat schvalovat snad úplně všechno.

Chápala jsem, odkud to pramenilo. Chtěla ukázat důležitost své práce, mít jistotu a předvést mi, jak pečlivě na věcech pracuje. Jenže tento přístup vytvořil systémový problém.

Dvě skryté příčiny „potřeby schválení“

Když od vás tým vyžaduje schválení každého kroku, nedochází jen k tomu, že vám pálí drahocennou kapacitu. Škody vznikají na dvou úrovních:

1. Vy se stáváte nejdražším úzkým hrdlem (Bottleneck)

Zatímco podřízená čekala, než si najdu čas její podklady projít a podepsat, její práce stála. Vytvořila jsem nedobrovolně „špunt“ v celém procesu. Místo aby projekty plynule běžely, visely v mém inboxu. A já jsem pálila drahý  čas na kontrolu detailů, které měla plně v kompetenci ona.

2. Podporujete v týmu nefunkční perfekcionismus (Zákopová válka s detaily)

Co bylo možná ještě horší: to, že musela čekat na moje schválení, jí poskytovalo prostor a čas věci neustále dokola vylepšovat. Ladila fonty, přeformulovávala věty, upravovala obrázky. Místo aby úkol dotáhla do fáze „dost dobré“ a poslala ho dál, cyklila se v detailech. Výsledek? Nedokončovala zdaleka tolik práce, kolik mohla doručit.

Co na to říká věda: Slepá skvrna experta a kognitivní alibi

Proč máme tendenci schvalování vyžadovat – nebo ho jako lídři podvědomě podporovat?

• Iluze kontroly a rozhodovací únava (Decision Fatigue): Výzkumy profesora Roye Baumeistera ukazují, že každé drobné schválení (i to o správném formátu tabulky) čerpá z jednoho a téhož rezervoáru mentální energie. Když jsme unavení, snadno sklouzneme do schvalování prkotin, už nemáme mentální sílu na strategická či taktická rozhodnutí. Vlastně je to začarovaný kruh, když se necháme unavit prkotinami, už nemáme kapacitu na nic jiného, než na prkotiny.
• Slepá skvrna experta (Expert Blind Spot): Pokud jsme byly povýšené z pozice experta v týmu, který vedeme, máme tendenci si myslet, že když na věc nesáhneme vlastní rukou, nebude to udělané správně. Míjíme ale fakt, že naše lidi tím učíme takzvané naučené bezmocnosti. Zvyknou si, že zodpovědnost za výsledek leží na nás (protože my jsme to přece schválily), a přestávají myslet sami za sebe.

Jak z toho ven: Odevzdejte schvalování, nechejte odpovědnost

Když jsem si u své vedoucí uvědomila, jak obrovsky nás tento systém brzdí, změnily jsme pravidla hry:

• Definovaly jsme hranice kompetencí: Postupně jsme nastavily, kde končí její hřiště a kde už opravdu potřebuje můj vstup. To hřiště jsem postupně zvětšovala.
• Zavedly jsme pravidlo „Dost dobré“ (Good Enough): Místo ladění detailů na 150 % jsme určily parametry toho, jak vypadá funkční výsledek. Jakmile byl splněn, práce se odevzdávala – bez mého dalšího schvalování.
• Aktivovaly jsme stopku pro čekání: Místo otázky „Můžu to takhle poslat?“ měla za úkol přicházet s věcným oznámením: „Posílám to v tomto znění, pokud do 14:00 neřekneš jinak.“ Způsob uvažování se okamžitě otočil.

Celý její tým najednou jako by zrychlil. Začal doručovat reálné výsledky místo leštění konceptů v šuplíku a já jsem získala zpět čas, který jsem dříve pálila zbytečnou kontrolou.

3 koučovací otázky pro skoncování s vynuceným mikromanagementem:

Neexistuje jedna šablona pro všechny firmy, ale pokud cítíte, že schvalování brzdí i vaše oddělení, zkuste se zamyslet nad těmito otázkami:

1. Kde tvoříte úzké hrdlo vy sami? Které z věcí, které vám lidé dnes nosí ke schválení, by se v 95 % případů nezbortily, kdyby o nich rozhodli úplně sami? A kde je hranice u těch zbývajících 5 %?
2. Jaká je reálná cena za perfekcionismus? Kolik dokončených projektů nebo nápadů obětujete na úkor toho, že vy nebo váš tým neustále leštíte detaily na věcech, které už byly dávno „dost dobré“?
3. Jakou zprávu týmu vysíláte? Když po svých lidech všechno předěláváte nebo schvalujete, učíte je samostatnosti, nebo je navádíte k tomu, aby se zbavili zodpovědnosti?

Přestaňte dotovat firemní procesy vlastním zdravím a večery.

Pokud už odmítáte být úzkým hrdlem svého oddělení a chcete si pod mým vedením nastavit udržitelné hranice v komunikaci, vysvobodit se z operativy a stát se skutečnou lídryní, nebudete na to sama.

Přidejte se k nám do uzavřené komunity lídryň a získejte zpět svých 10+ hodin týdně.