Zablokovat si v kalendáři čas na oběd či přemýšlení vypadá divně. Zjistěte, jak strukturovaná komunikace a 1:1 schůzky eliminuje urgentní požáry.

Mít prázdno v kalendáři bylo ze začátku divné: Proč lídr potřebuje prostor bez úkolů

Vzpomínáte si, kdy jste naposledy měla v kalendáři souvislé dvě hodiny. Kde nesvítil žádný meeting, žádná schůzka, termín odevzdání a zavřela jste si dveře před vyrušováním blokací časového okna v kalendáři a nastavením statusu nedostupná? 

Když jsem si poprvé zkusila zablokovat volné místo v kalendáři jen tak, přiznám se, že to bylo zvláštní. Měla jsem pocit, že dělám něco nepatřičného a vlastně jsem ten čas nedokázala ani efektivně využít.

Dnes mám v kalendáři natvrdo vyblokovanou i půlhodinu na oběd, která tam svítí nonstop. Je to neprůstřelná kotva v mém dni.

A co je ještě zajímavější? Dnes už ani nemusím do kalendáře plánovat speciální bloky na soustředěnou práci.

Když komunikace funguje, požáry zmizí

Jak je to možné? Není to tím, že bych neměla co na práci. Je to tím, že máme s týmem komunikaci nastavenou a strukturovanou natolik dobře, že kognitivní chaos z mého dne jednoduše zmizel.

Málokdy totiž řešíme věci ad-hoc. Naprostá většina operativy a rozvoje se odehrává na našich pravidelných schůzkách 1:1 nebo při společném řešení konkrétních úkolů.

Když pracujeme na složitější agendě, nefungujeme v křeči ani pod tlakem.

Jednoduše si řekneme nebo napíšeme, kdy se k tomu kdo dostane. A následně si zrevidujeme výsledek, nebo se potkáme k dalším krokům.

Co na to říká věda: Horror Vacui a mozek v offline režimu

Čím to, že je pro nás tak těžké nechat v kalendáři prázdné místo?

• Horror Vacui (Strach z prázdnoty): Psychologie tento termín používá pro naši podvědomou tendenci zaplnit jakýkoliv volný prostor. V manažerském světě se prázdné okno v kalendáři stává zdrojem úzkosti. Zvykli jsme si měřit svou hodnotu počtem vyřešených krizí.
• Default Mode Network (DMN): Neurověda přitom dokazuje, že ty nejlepší strategické nápady, řešení složitých problémů a vize nevznikají ve chvíli, kdy zběsile klikáme v e-mailu. Vznikají ve chvíli, kdy je náš mozek v takzvaném klidovém režimu (aktivuje se síť DMN). Prázdné místo v kalendáři není flákání – je to biologická podmínka pro strategické myšlení.

Od hašení k plánovanému klidu

Pustit z hlavy představu, že lídr musí být neustále v zápřahu, vyžaduje odvahu přepsat vlastní přesvědčení. Když ale vybudujete systém, kde mají věci svůj rytmus a řád, přestanete být pod tlakem neustálého hašení požárů a stanete se architektkou svého času.

Nemusíte hned překopat celý měsíc. Stačí začít malou, nekompromisní hranicí – třeba tou půlhodinou na oběd.

3 koučovací otázky pro váš kalendář

Pokud je váš rozvrh od rána do večera plný barevných bloků bez jediné pauzy, zkuste si položit tyto tři otázky:

1. Čemu se vyhýbáte, když plníte kalendář do prasknutí? Není neustálá obsazenost jen zástěrkou před tím, abyste si sedla k těžkým, dlouhodobým úkolům, které nemají okamžitou odměnu?
2. Kde je vaše neprůstřelná kotva? Máte ve svém dnešním dni alespoň 30 minut, které patří výhradně vám (třeba na oběd nebo krátkou procházku) a přes které „nejede vlak“?
3. Jak moc vaše schůzky předcházejí požárům? Vyžívá se váš tým v ad-hoc hašení, nebo máte nastavený takový rytmus 1:1 schůzek, že věci řešíte v klidu a s předstihem?

Chcete získat zpět čas na strategické přemýšlení?

Pomáhám manažerkám a lídrům přenastavit systém práce tak, aby přestali fungovat jako lidský router, vyčistili svůj kalendář od operativního balastu a doručovali výsledky s chladnou hlavou.

Přidejte se k nám do uzavřené komunity lídryň a získejte zpět svých 10+ hodin týdně.