Máte v agendě zatuchlé úkoly a rutiny? Zjistěte, co jsou to „firemní zombie“, proč vznikají a jak je eliminovat.

Máte ve svém oddělení úkoly, procesy nebo meetingy, které jsou už tak zatuchlé, že se s nimi bojíte pohnout, abyste neomdlela? Visí v projektových systémech už měsíce. Nikdo přesně neví, jaký mají reálný účel, ale všichni se tváří, že jsou naprosto nezbytné.

Když se u nás doma kluci honí po obýváku a hrají si na apokalypsu, často slyším křik o zombících. Možná vás to překvapí, ale označení „zombie projekty“ jsem si pro naši manažerskou praxi nevymyslela na základě jejich her. Je to exaktní akademický termín. Odborná literatura je definuje jako aktivity, které zcela ztratily svůj původní smysl a nepřinášejí organizaci žádnou strategickou hodnotu, ale přesto se dál potácejí firmou a systematicky vysávají její kapacity.

3 tváře zombíků: Děje se to všude

Než si ukážeme tvrdá data, chci vás uklidnit – děje se to i v těch nejlépe řízených odděleních. Zombíci na sebe nejčastěji berou tyto tři podoby:

1. Krizový report, který přežil svou smrt: Vznikl před dvěma lety, když projekt hořel. Dnes je produkt dávno stabilní, ale váš tým stále tráví desítky minut týdně sběrem dat, která už reálně nikdo nestuduje.
2. Kontrolní mechanismus pro historickou chybu: Před třemi lety se stal průšvih, a tak se zavedl složitý schvalovací checklist. Systém už je dávno bezpečnější, chyba se nemůže opakovat, ale checklist se ze setrvačnosti dál poctivě vyplňuje.
3. Pravidelný status meeting bez agendy: Původně sloužil k synchronizaci klíčového nasazení na trh. Dnes se tam 10 lidí sejde, aby si řekli, že se „vlastně nic nového neděje“.

Proč tyto rutiny jednoduše nezrušíme? Většinou se schováváme za jedinou alibistickou větu: „Kdysi se tak rozhodlo.“ Ať už to nařídil bývalý šéf, nebo se to zavedlo v dávné krizi, zrazuje nás naše vlastní přehnaná zodpovědnost zpochybnit to. Bojíme se, že „co kdyby to někdo z vedení zrovna dneska potřeboval“. Behaviorální ekonomie to definuje jako klam utopených nákladů (sunk cost fallacy) – je nám líto opustit něco, do čeho už tým investoval tolik času. 

Cena za spící práci: Vyhoření a plíživá smrt

Pokud tyto zatuchlé úkoly necháváme žít, tvrdě za to platíme. Průzkumy napříč podnikovými týmy přinášejí alarmující statistiky: až 37 % zaměstnanců se dlouhodobě cítí být ve vysokém stresu čistě z důvodu nutnosti obsluhovat zbytečnou „spící práci“ (dormant work).

Když už si vedení uvědomí, že je projekt mrtvý, často to řeší tím nejhorším způsobem: začne ho tlumit postupně a potichu. Nechá ho vyhnít. Zaměstnanci to interpretují s velkou hořkostí. Tento alibistický přístup poškozuje důvěru týmu v management.

Jak aplikovat Strategickou Eliminaci™

Určitě vám nebudu radit, abyste reporty prostě přestali posílat a čekala, zda si toho někdo všimne. Tichá sabotáž povinností není znakem profesionála. K eliminaci musíte přistoupit zodpovědně:

• 1. Zjištění relevance (Vykomunikujte to): Běžte za příjemcem reportu nebo zakladatelem porady a asertivně se zeptejte. „Tento report vznikl v roce 2022 kvůli stabilizaci projektu. Svůj účel splnil. Přináší vám tato data ještě reálnou hodnotu, nebo je můžeme zrušit a uvolnit kapacity?“ Vyargumentujte původní zadání a nabídněte ukončení.
• 2. Rychlé zaříznutí (Rapid Termination): Jakmile se dohodnete, že rutina nedává smysl, okamžitě ji ukončete. Žádné postupné utlumování. Rychlé zrušení zbytečné práce funguje pro tým jako silný motivátor.
• 3. Prevence (Expirace a piloty): Nejlepší boj se zombíky je nenechat je vůbec vzniknout. Když zavádíte nový report nebo meeting, stanovte mu datum expirace. Nebo začněte s pilotem na jeden měsíc a po něm jasně rozhodněte: Rozšíříme to, přepracujeme to, nebo to zrušíme?

Vaše zodpovědnost za tým je skvělá vlastnost. Ale nesmí z vás dělat chovatele zombie procesů.

Jaké další psychologické mechanismy vás nutí držet při životě zbytečnou operativu? 

Tento článek je prvním dílem série o skryté operativě. V příštím díle se na základě behaviorálních výzkumů podíváme na to, jak do udržování „zombie projektů“ promlouvá naše ego a jaké jsou v tomto ohledu překvapivé rozdíly mezi muži a ženami v managementu.

Sledujte mě na Instagramu / Facebooku, ať vám neutečou následující díly této série, kde se kromě tradičních manažerských nástrojů podíváme i na možnosti využití AI k eliminaci zombíků.