Cítíte uspokojení, když rychle vyřešíte krizovku, ale dlouhodobé projekty stojí? Věda to nazývá Mere Urgency Effect. Zjistěte, jak z toho ven.

Ruku na srdce: Jaký pocit máte, když se vám podaří během deseti minut vyřešit pět e-mailů, zvednout dva telefony a uhasit jeden menší problém v týmu? Pravděpodobně cítíte uspokojení. Cítíte se produktivní.

A teď druhý scénář: Jaký máte pocit, když se podíváte na ten velký, dlouhodobý projekt – ať už je to náročná zakázka, sjednocení komunikačních pravidel v týmu nebo revize interních směrnic – a zjistíte, že se za poslední měsíc nepohnul ani o píď? Cítíte frustraci, možná i vinu.

Vítejte v pasti zvané Mere Urgency Effect. Je to důvod, proč jako lídři trávíme dny hašením malých požárů, zatímco stavba našeho „domu“ stojí.

Proč zůstáváme uvězněni v operativě?

Není to vaše neschopnost. Je to kognitivní zkreslení, které máme všichni „předinstalované“.

Náš mozek miluje rychlé výhry. Urgentní úkol (kolega ve dveřích, pípající mail) je konkrétní. Má jasný začátek a konec. Jeho vyřešení nám dodá okamžitou dávku dopaminu. Naproti tomu koncepční práce je abstraktní. Výsledek neuvidíte dnes, ani zítra.

Pro mozek je to nudná, těžká práce bez okamžité odměny. Proto podvědomě vždy sáhneme po tom, co „hoří“, i když racionálně víme, že to, co „stojí“, je pro firmu důležitější.

Ale pozor: Pokud podlehnete diktátu urgence, přestáváte řídit a začínáte jen reagovat. Zůstáváte uvězněni v kruhu hašení a nikdy se neposunete dál. Projekty nabírají zpoždění a vy ztrácíte strategickou převahu.

Jak to dělám já: Od mlhavého zadání k výsledku

Znáte to – nejtěžší projekty jsou ty interní. Ty, kde nemáte externího zákazníka, který křičí termíny. Ty, kde si termíny určujete sami. Jako ředitelka výzkumu to řeším denně. Projekty často nemají jasné obrysy ani přesně definovaný výsledek.

Tady je můj osobní systém, jak se nenechat sežrat operativou a dotahovat i ty největší „slony“:

1. Univerzální startovací sekvence

Je jedno, jestli řeším marketingovou strategii, píšu složitý grant nebo připravuji podklady pro konferenci. Můj postup na začátku je vždy stejný. Nesnažím se vidět celý projekt (to děsí), soustředím se jen na první krok. Můj algoritmus vypadá takto:

• Načíst zadávací dokumentaci (pokud existuje).
• Sesbírat podklady a data.
• Analyzovat aktuální situaci.
• Definovat výsledek, kterého chci dosáhnout.
• Připravit hrubý harmonogram a kroky k dosažení výsledku.

To nejdůležitější, co jsem se naučila? Cesta se ukáže cestou. Nemusíte mít odpovědi na všechno hned na startu. Stačí začít.

2. Metoda „Salámové techniky“

Velký projekt je jako hora. Když se podíváte na vrchol, zatočí se vám hlava a raději jdete vyřizovat maily. Proto se vždy soustředím jen na nejbližší další krok. Rozsekám velký úkol na mikrokroky, které trvají třeba jen 15 minut. Tím obelhávám svůj mozek – i malý krok u velkého projektu mi dá tu potřebnou dopaminovou odměnu. A většinou u 15 minut neskončím.

3. Bullet Journal jako produktivní systém

Na svou hlavu nespoléhám, je plná operativy. Používám Bullet Journal (moje vlastní upravená verze). Mám v něm jasně poznačené, co je potřeba udělat. Klíčem je moje pravidelné review každé 2 až 3 týdny. Sednu si, projdu seznam velkých úkolů a připomenu si je, i když jsou zrovna spící a daném období jsem se jim nevěnovala. Díky tomu žádný projekt „neumře“ v tichosti jen proto, že na něj zrovna nikdo netlačí.

4. Respektuji svou energii (a cyklus)

Tohle je pro nás ženy zásadní. Nejsme roboti. Mám dny, kdy mám energie na rozdávání, a dny, kdy jsem ráda, že přežiju.

• Ve dny s nízkou energií: Věnuji se těm snazším, operativním položkám. Odškrtávám maily, tabulky, rutinu. Dostaví se odměna (dopamin) a já mám pocit, že práce nestojí.
• Ve dny s vysokou energií: Jdu do hloubky. Řeším strategie, píšu texty, vymýšlím koncepty.

Polevit si jeden den u snazších úkolů neznamená selhání. Znamená to, že udržuji systém v chodu a přecházím vyrušení operativou ve dnech, kdy mám energie dost na posunování těch „slonů“.

5. Hluboká práce

Pravidelně si vytvářím bloky pro hlubokou práci, zpravidla ve čtvrtek a pátek. Pokud to jen trochu jde, neplánuji si do bloků pro koncepční práci žádné schůzky. Pro můj tým mám vyhrazené pravidelné schůzky a tím předcházíme vzájemnému vyrušování. Pamatujte, že takové bloky jsou to, kdy vzniká skutečná hodnota. I když můžete mít dojem, že jste se neposunuli. Tím, že projektu věnujete pozornost, vaše podvědomí se mu věnuje i ve chvílích, kdy už řešíte něco jiného. Řešení se pak objeví jako mávnutím proutku.

Důsledky neplánování hluboké práce vidíme v týmech dnes a denně:

1. Neustálá operativní slepota: Řešíme dokola ty stejné chyby, protože nikdo nemá čas nastavit systém, který by jim předešel.
2. Chaotická komunikace: Protože „není čas“ domluvit a sepsat jasná pravidla zadávání úkolů, zadávají se úkoly ústně, na chodbě, ve spěchu. Výsledkem jsou nedorozumění, která se pak musí… opět hasit.
3. Stagnace projektů: Všichni „makají na 110 %“, ale klíčové projekty, které by firmu posunuly dál, nabírají měsíční zpoždění.

Skutečná produktivita manažera se neměří počtem odeslaných e-mailů. Měří se schopností dotahovat věci, které nehoří, ale které budují budoucnost.

Dva kroky pro váš klidnější týden

Pokud cítíte, že se točíte v kruhu a vaše velké projekty stojí, nabízím vám pomocnou ruku. Nemusíte na to být sama:

1. Řešení na míru (Konzultace) Máte pocit, že ve vašem kalendáři už není místo pro žádné „bloky“? Že vás operativa sežere zaživa, když na chvíli polevíte? Pojďme se na to podívat společně. Nabízím vám bezplatnou 30minutovou úvodní konzultaci. Někdy stačí malá změna optiky a „cesta se ukáže cestou“.

2. Stáhněte si můj Manažerský detox: 3 experimenty, jak získat hodinu denně navíc bez Time Managementu.